Kurumsal seyahat acentesi nedir?

İş seyahati söz konusu olduğunda, çoğu şirket planlama, rezervasyon ve iş seyahatlerinin sorunsuz geçmesini sağlamanın büyük miktarda idari iş gerektirebileceğini çabucak öğrenir. Bu genellikle, seyahatin doğru bir şekilde rezerve edilmesini sağlamaktan maliyet etkinliğini izlemeye kadar bir dizi sorunu ortaya çıkarmak için bireysel çalışana düşer.

Kurumsal bir seyahat acentesinin gücüyle uyumlu merkezi bir seyahat rezervasyon platformuna sahip olmak, yalnızca bu zorlukların üstesinden gelmekle kalmaz, aynı zamanda işletmenizin sağladığı kurumsal seyahat hizmetlerindeki verimsizlikleri de iyileştirir. Bu gönderi boyunca şunları ele alacağız:

-Merkezi olmayan iş seyahati yönetiminin zorlukları
-İş seyahati hizmetleri üzerinde kontrol sahibi olmak
-Kurumsal bir seyahat acentesinin rolü
-Kurumsal seyahat acenteleri ile seyahat yönetimini birleştirmek
-Merkezi olmayan bir seyahat programına sahip olmanın zorlukları
-Merkezi olmayan bir seyahat yönetimi stratejisinin temel sorunlarından bazıları şunlardır:

Çalışanların seyahat ve konaklama için ne kadar harcadıklarını kontrol etme – Bir iş seyahati politikanız olabilir , ancak çalışanların uçuş, demiryolu seyahati veya otel konaklama rezervasyonu yaparken veya masraf oluştururken politika dışına çıkmamasını sağlamak zor olabilir. Çok fazla denetim ve kontrol olmadan, kuruluşunuz genelinde seyahat politikası uyumluluğunu sürdürmek zor olabilir. Diğer bir dezavantajı ise, genellikle kendi uçak bileti, otel ve diğer masrafları kişisel olarak karşılamanın çalışana bırakılmasıdır. Bu, çalışanın genel yönetime ve iş yüküne ek olarak birden fazla gider talebi doldurmasına yol açar.

Seyahatin uygun maliyetli olmasını sağlamak – Merkezi olmayan seyahat, işletmelerin iş seyahati ihtiyaçları için kötü bir anlaşma yapmasına neden olur. Çalışanlar kendi seyahatlerini rezerve ediyor ve masraflarını talep ediyorsa, tam ücret ödüyorlar ve tasarrufları kaçırıyorlar. Ve bu ek maliyetler hızla yükselebilir.

İş Seyahati Yönetimi – Seyahat ve fiili masrafları yönetmek için elektronik tablolara veri girmek zaman alıcıdır. Bu, dikkati daha önemli olan diğer iş görevlerinden uzaklaştırır. Bu aynı zamanda, bireysel ekipler ve yöneticiler, seyahatleri onaylayacak insan kaynakları ve hatta seyahat ve harcamaların maliyet yönetimini ve izlenmesini sağlamak için muhasebe personeli dahil olmak üzere seyahat rezervasyon sürecine birden fazla departmanın dahil olması gerekebileceği anlamına gelir.

Bu sorunlar, kuruluşların seyahat rezervasyon sürecine yardımcı olması için neden genellikle bir iş seyahati acentesine başvurduğunu vurgulamaktadır. Peki, kurumsal bir seyahat acentesi bir işletmeye seyahatlerinde nasıl yardımcı olur?

İş seyahati hizmetleri üzerinde kontrol sahibi olmak

İş seyahatleri üzerinde kontrol sahibi olmanın ilk adımı, seyahat yönetimini bir şirket içinde merkezileştirmektir. Bu, insan kaynakları ekibine veya muhasebe departmanına düşebilir. Seyahat gereksinimlerinin hacmi yeterince yüksekse, bir şirket özel bir seyahat yöneticisi tutmalıdır.

Kurumsal bir seyahat programı düzenlemeye yardımcı olacak özel bir seyahat yöneticisi olsa bile, doğru araçlar olmadan çalışan düzeyinde neler olup bittiğini takip etmek zor olabilir. Bir şirket, iş seyahati düzenlemeye yardımcı olmak için genellikle geleneksel bir kurumsal seyahat acentesine başvuracaktır.

Çoğu zaman, bir kuruluş kendi işinin ana görevinin dışında kalan profesyonel hizmetlere ihtiyaç duyduğunda, hizmeti profesyonel bir kuruluşa dış kaynak sağlamayı düşünmenin zamanı gelmiştir. İş seyahati için kuruluşlar, şirket politikalarını ve seyahat ihtiyaçlarını desteklemek için kurumsal seyahat acentelerine yöneleceklerdir.

Seyahat uzmanları, seyahat sürecini basitleştirmeye yardımcı olmak için işletmelere seyahat hizmetleri sağlama konusunda uzmanlaşmıştır.

Kurumsal seyahat acentesi ne iş yapar?

Kurumsal seyahat hizmetleri vermekte olan acenteler, organizasyonları seyahat endüstrisindeki kaynaklar ve sağlayıcılarla birleştirir. Müşterileri adına iş seyahati düzenleme konusunda eğitimli ve alanında uzman kurumsal seyahat danışmanlarını işe alırlar.

Kurumsal bir seyahat acentesi kullanmaktan bekleyebileceğiniz avantajlardan bazıları şunlardır:

Seyahat harcamalarında azalma – Kurumsal seyahat acentesi kullandığınızda iş seyahatiniz için daha iyi fiyatlar alın. Zamanla, bu seyahat tasarrufları seyahat harcamalarınız üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir ve profesyonel bir şirket kiralamayı oldukça uygun maliyetli hale getirebilir. Özel kurumsal seyahat acenteleri, kullanabilecekleri bir seyahat sağlayıcıları ağına erişime sahiptir. Bu, doğrudan gitmek daha yüksek veya daha yüksek ücretler ödemek anlamına geleceğinden ve çalışanların iş seyahatlerini verimli bir şekilde ve en iyi fiyata ayırması gerektiğinden, iş seyahatinizde tasarruf edebileceğiniz anlamına gelir. Son dakika iş seyahati düzenlemeleri gündeme gelecek, ancak yine de daha yüksek maliyetler ödemekten kaçınmak isteyecekler.

Profesyonel seyahat programları – İş seyahati acentelerinin sağladığı bir diğer avantaj da profesyonel seyahat güzergahlarıdır. Uluslararası seyahat için seyahat vizesine ihtiyacınız olduğunu hayal edin. Bir iş seyahati acentesi, gerekli belgeleri sağlayacak ve tüm idari işlerle ve karmaşık ayrıntılarla ilgilenecektir. Veya karmaşık bir yolculuğunuz varsa ve bağlantılı uçuş rezervasyonu yaptırmanız gerekiyorsa, bir iş seyahati danışmanı bu seyahat rezervasyonlarını kolay ve etkili bir şekilde tamamlayacak uzmanlığa sahip olacaktır.

Tavsiyelerde bulunun ve iş seyahati tavsiyesi verin – Bir otelin nasıl olacağını, orada kalana kadar bilmek zor olabilir. Çevrimiçi incelemeler her zaman doğru değildir ve kişisel tercihler değişiklik gösterebilir, bu nedenle konaklama rezervasyonu yapmak stresli olabilir. Kurumsal seyahat acenteleri, hangi otellerin tavsiye edildiğini ve hangilerinin en iyi şekilde kaçınılması gerektiğini anlar. Bu uzmanlık, rezervasyon, düzenleme ve konaklamaları ve genel deneyimleri hakkında doğrudan gezginler ve müşterilerle konuşma deneyiminden gelir. Bir otel odası mükemmel değilse, bir müşterinin bu geri bildirimi kurumsal seyahat acentesine sağlayacağını garanti edebilirsiniz.

Kurumsal seyahat acenteleri ile seyahat yönetimini birleştirmek

Şirketler seyahat yönetimi üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak istediklerinden ve seyahat rezervasyon süreçlerini dahili olarak merkezileştirerek önemli avantajlar elde ettikleri için kurumsal seyahat acenteleri daha az popüler hale geliyor. Bu ek faydalar, seyahat giderlerinin temel muhasebe sistemlerine entegre edilmesini, çalışanların özen yükümlülüğünü sürdürmeyi ve geleneksel bir iş seyahat acentesinin görev alanı dışında kalan seyahatle ilgili diğer süreçleri otomatikleştirmeyi ve kolaylaştırmayı içerebilir.

Egencia gibi modern seyahat yönetimi şirketleri her iki dünyanın da en iyisini sunar. Egencia ile, ek yardıma ihtiyacınız olduğunda bir iş seyahati danışmanıyla konuşmanın tüm avantajlarından yararlanırken en son teknoloji, otomasyon ve modern seyahat ve harcama entegrasyonunu elde edebilirsiniz.

İş gezilerini hızlı bir şekilde rezerve edin – Çalışanların, organizasyonun kurumsal seyahat politikasına uygunluğu sağlarken uçak biletleri, konaklama ve araç kiralama dahil olmak üzere seyahat düzenlemelerini hızlı bir şekilde rezerve etmelerini sağlayın . Ayrıca, Egencia gibi seyahat yönetimi şirketlerinin kullandığı küresel dağıtım sistemi (GDS) aracılığıyla en iyi fiyatları alarak kuruluşunuzun paradan tasarruf etmesini sağlarsınız.

Hatalardan kaçının – Pasaport bilgileri ve ilgili ayrıntılar sistemde saklanır, bu nedenle uçuş rezervasyonu yapmak kolaydır. Vizeye ihtiyacınız varsa, çevrimiçi rezervasyon aracı bunu size bildirecek ve ayrıca onaylı bir sağlayıcı aracılığıyla platform üzerinden vize ayarlamanıza izin verecektir.

Seyahat programınızı değiştirin – İş seyahati genellikle esneklik gerektirir. Toplantılar ve gereksinimler değişiyor ve sizin de beklenmedik değişiklikleri kaldırabilecek bir sisteme ihtiyacınız var. Egencia ile bir iş seyahati acentesine güvenmek yerine kendi başınıza değişiklik yapabilirsiniz.

Çalışanları koruyun ve seyahat güvenliğini sağlayın – Bakım görevi ve risk yönetimi, belirli seyahatlerin rezerve edilmesini engelleyebilecek bir uyarı sistemi ile sağlanır. Her iki yönetim ekibini de uyarmak ve önemli seyahat güvenliği mesajlarını seyahat ederken doğrudan iş seyahatinde olanlara yönlendirmek için bir sistem de mevcuttur. Bu özellikler normalde geleneksel kurumsal seyahat acentelerinin yetki alanı dışındadır.

Esnek seyahat rezervasyon stratejileri – Farklı gezgin türlerine farklı seviyelerde rezervasyon seçenekleri sunabilirsiniz. Sistem bu işlevi tam olarak destekler. Kuruluşunuz genelinde kapsamlı ve esnek seyahat planlaması avantajına sahip olacaksınız.

Seyahat masraflarını takip edin – İş seyahatinde olanlar, seyahat ederken tüm masrafların hesaba katıldığından emin olarak masrafları hızlı ve kolay bir şekilde takip etmek için bir mobil uygulama kullanabilir. Harcama tablolarını derleyerek zaman kaybetmenize gerek yok ve ofis dışındayken önemli makbuzları kaybetme şansınız yok. Bu, iş seyahati yönetimi yazılımının bir iş seyahati acentesi üzerinden sunduğu başka bir avantajdır. İş sistemlerini bir araya getirme ve entegre etme yeteneği, kuruluşunuzdaki farklı ekipler arasındaki idari görevlerin azaltılmasına yardımcı olabilir.

Kurumsal seyahat hizmetleri yönetimi hiç bu kadar kolay olmamıştı. Geleneksel bir kurumsal seyahat acentesinin avantajlarını modern bir seyahat yönetimi şirketi ile birleştirmek, kapsamlı bir seyahat çözümü sağlar. Bir işletme, gerektiğinde seyahat danışmanlığı ve tavsiyesinin yanı sıra iş seyahatlerinde otomasyon, verimlilik ve maliyet tasarrufu alabilecektir.